Algemene voorwaarden Qualitax BV (versie januari 2023)

Qualitax BV, met zetel te 9700 Oudenaarde, Doornikse Heerweg 136, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0841.869.235 en met ITAA nummer 50685025 (hierna: “Qualitax”), levert diensten en advies in het kader van boekhouding, fiscaliteit en vennootschapsrecht (hierna: de “Opdracht”).

Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord tussen partijen, zijn huidige algemene voorwaarden (hierna: “AV”) van toepassing op elke Opdracht en op elke overeenkomst tussen Qualitax en een professionele klant (hierna: “de Klant”). Door het richten van het verzoek voor het uitvoeren van de Opdracht, verklaart de Klant zich akkoord met de inhoud en de toepasselijkheid van huidige AV, de taal waarin deze zijn opgesteld en erkent de Klant voorafgaandelijk effectief kennis ervan te hebben genomen. Bovendien verzaakt de Klant uitdrukkelijk aan de toepassing van zijn eigen algemene voorwaarden. 

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van deze AV en de ondertekende opdrachtbrief, prevaleren de bepalingen in de opdrachtbrief.

Qualitax kan huidige AV te allen tijde wijzigen en dergelijke gewijzigde voorwaarden zullen van toepassing worden na kennisgeving van de wijzigingen aan de Klant.

Wanneer Qualitax beslist geen beroep te doen op bepaalde clausules uit huidige AV heeft dit geenszins een afstand van deze clausule of de AV in hun totaliteit tot gevolg, aangezien een dergelijke afstand schriftelijk en uitdrukkelijk moet worden bevestigd.

Behoudens anders overeengekomen tussen partijen, komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan:

• Hetzij op het moment dat de door de Klant ondertekende opdrachtbrief door Qualitax in ontvangst wordt genomen en door laatstgenoemde mede wordt ondertekend.
• Hetzij op het moment dat Qualitax aanvangt met de uitvoering van de Opdracht op verzoek van de Klant, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden.

In geval van overdracht van de overeenkomst (en de Opdracht) door Qualitax, met name ingevolge een overdracht van cliënteel, aan een door het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (hierna: het “ITAA”) erkende rechtspersoon, licht Qualitax de Klant uiterlijk binnen vijftien (15) kalenderdagen na de overdracht schriftelijk in over de volledige gegevens van de overnemer, met inbegrip van zijn inschrijvingsnummer in het openbaar register van het ITAA.

Partijen erkennen en aanvaarden dat de overeenkomst gewoon wordt voortgezet met de overnemer zoals ze oorspronkelijk door de partijen werd gesloten.

Onder recurrente Opdracht(en) wordt verstaan, een Opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde, op voorhand bekende termijnen worden uitgevoerd.

Behoudens anders overeengekomen tussen partijen, wordt de overeenkomst voor een recurrente Opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen op voorwaarde dat de opzegging per e-mail of per aangetekend schrijven ter kennis wordt gebracht aan de andere partij. Er dient in dit geval een opzegtermijn te worden nageleefd van drie (3) maanden.

De opzegtermijn kan, ter keuze van de opzeggende partij, worden vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 25 % van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door Qualitax werden geleverd met betrekking tot een volledig boekjaar of desgevallend kalenderjaar.

Tijdens de opzegperiode blijven de bepalingen van de opdrachtbrief en deze AV van kracht. Qualitax is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte (en de nog te verrichte) prestaties.

Onder niet-recurrente Opdrachten wordt verstaan, een éénmalige of niet-terugkerende prestatie waarvan de uitvoering (door Qualitax) een einde maakt aan de Opdracht.

Behoudens tegenbewijs, wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente Opdracht voor een bepaalde duur te zijn afgesloten.

Eens aanvaard door Qualitax, kan de overeenkomst tot het uitvoeren van de niet-recurrente Opdracht door de Klant slechts worden verbroken op grond van artikel 1794 oud BW mits betaling van een vaste vergoeding van 25% van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van de volledige uitvoering van de niet-recurrente Opdracht, onder voorbehoud van het recht van Qualitax om een hoger bedrag te vorderen indien de door Qualitax werkelijk geleden schade (uitgaven, arbeid, gederfde winst etc.) hoger is.

Qualitax kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen - zonder rechterlijke tussenkomst, zonder opzegtermijn, noch vergoeding - indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals onder meer :

• Omstandigheden die de onafhankelijkheid van Qualitax in het gedrang brengen of in het geval van ernstige vermoedens van witwassen of belastingontduiking door de Klant.
• Omstandigheden die de uitvoering van de Opdracht conform de beroeps- en deontologische normen van Qualitax onmogelijk maken.
• Tekortkoming(en) van de Klant ten aanzien van haar eigen verbintenissen, zoals omschreven in huidige AV en in de aanvaarde opdrachtbrief, die niet ongedaan werden gemaakt binnen de veertien (14) kalenderdagen volgend op een schriftelijke ingebrekestelling.
• Faillissement, het openen van een procedure voor gerechtelijke reorganisatie binnen de grenzen voorzien in artikel XX.56. § 1 van het Wetboek van Economisch Recht of bij de ontbinding van de Klant.
   

De redenen die de onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst verantwoorden, moeten aan Klant worden meegedeeld. Qualitax is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte prestaties.

De Klant kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen - zonder rechterlijke tussenkomst, zonder opzegtermijn, noch vergoeding – indien Qualitax in gebreke blijft haar eigen verbintenissen, zoals omschreven in huidige AV en in de aanvaarde opdrachtbrief, uit te voeren en ongedaan te maken binnen de veertien (14) kalenderdagen volgend op een schriftelijke ingebrekestelling.

De redenen die de onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst verantwoorden, moeten aan Qualitax worden meegedeeld. Qualitax is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte prestaties.

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en documenten (eventueel in het bezit van Qualitax) en die toebehoren aan de Klant, ter beschikking gesteld aan de Klant of aan zijn gevolmachtigde.

Het einde van de overeenkomst leidt tot de onmiddellijke intrekking van alle mandaten die zijn verleend aan Qualitax voor de indiening van (bijvoorbeeld) alle belasting- of btw-aangiftes, neerlegging van de jaarrekening of vertegenwoordiging (zoals onder meer het elektronisch mandaat voor toegang tot het UBO-register).

Qualitax zal de afgesproken Opdracht naar best vermogen, in volledige onafhankelijkheid en als een zorgvuldig handelend beroepsbeoefenaar uitvoeren krachtens een middelenverbintenis (en geen resultaatsverbintenis).

Qualitax zal de toevertrouwde Opdracht uitvoeren als een bekwaam beroepsbeoefenaar met titel als erkend accountant en belastingconsulent en zal hierbij alle vereiste waarborgen bieden inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid.  Qualitax waakt erover dat de Opdracht wordt uitgevoerd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst. Qualitax kan nooit gehouden zijn tot enige handeling die in strijd is of onverenigbaar is met de geldende wetgeving en regelgeving.

De uitvoering van de Opdracht is niet gericht op het ontdekken van eventuele fraude of misbruiken.

Behoudens anders overeengekomen tussen partijen, is Qualitax niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de Klant – of dienst aangestelde(n) – overmaken, noch inzake de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die door de Klant worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

De Klant aanvaardt dat Qualitax voor het uitvoeren van de Opdracht naar eigen inzicht een beroep kan doen op onderaannemers of medewerkers die over de vereiste competenties en kwalificaties beschikken.

De Klant verbindt er zich toe om :

• Alle documenten, gegevens, inlichtingen en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de Opdracht nauwkeurig, volledig, correct, geordend en tijdig ter beschikking te stellen van Qualitax.
• De (voorbereidende) werkzaamheden die – desgevallend overeenkomstig de opdrachtbrief werden toegewezen – tijdig en correct uit te voeren.
• Elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de Opdracht onmiddellijk ter kennis te brengen van Qualitax.
• Wanneer Qualitax hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg volledig en juist zijn.
• Te controleren of de door Qualitax aangeleverde documenten, stukken en overzichten overeenstemmen met de verwachtingen en met de door de Klant verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, Qualitax hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen.
• Onmiddellijk Qualitax op de hoogte te brengen van elke verandering van contactgegevens, alsook elke verandering binnen de uiteindelijke begunstigden van de Klant.
• Onmiddellijk Qualitax op de hoogte te brengen van een betalingsverzuim ten aanzien van gelijk welke fiscale of sociale administratie of gelijk welke andere schuldeiser.
   

Indien de Klant nalaat om aan voornoemde verplichtingen te voldoen, kan Qualitax niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk worden gesteld voor boetes, sancties (of andere schade) gekoppeld aan de niet-naleving van (wettelijke) termijnen voor de uitvoering van onder andere de fiscale, sociale of andere formaliteiten.

Indien de Klant nalaat om aan voornoemde verplichtingen te voldoen, behoudt Qualitax zich uitdrukkelijk het recht voor om de uitvoering van de Opdracht op te schorten tot de Klant aan al zijn verplichtingen heeft voldaan. Indien na de aanvang van de schorsing dringende en noodzakelijke prestaties moeten worden verricht (die binnen de Opdracht vallen) ter vrijwaring van de bedrijfsvoering van de Klant, zal Qualitax de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte brengen.

De kosten en erelonen worden vastgesteld zoals tussen partijen overeengekomen in de opdrachtbrief, waarvan huidige AV integraal deel van uitmaken. Qualitax is gerechtigd om (periodieke) voorschotten te vragen. Deze voorschotten worden in de definitieve kosten- en erelonenstaat in rekening gebracht.

Qualitax behoudt zich het recht voor om de overeengekomen ereloontarieven te verhogen, in geval van een stijging van de kostprijs van materiaal en/of arbeid op basis van objectieve elementen (zoals bijvoorbeeld gestegen loonkosten, energiekosten, etc.). De (proportionele) verhoging van de tarieven zal door Qualitax ter kennis worden gebracht aan de Klant vooraleer de gewijzigde tarieven worden aangerekend. Bij gebrek aan protest door de Klant binnen de vijf (5) kalenderdagen na datum van de kennisgeving, wordt de verhoging van de tarieven geacht te zijn aanvaard door de Klant.

Geen enkel document voorgelegd door de Klant kan enige wijziging van de erelonen of tarieven teweegbrengen.

De facturatie van de kosten en erelonen gebeurt naarmate de Opdracht wordt uitgevoerd, ook al is de Opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

De Klant kan binnen de vijftien (15) kalenderdagen na ontvangst van de factuur (met de kosten- en ereloonstaat) eventuele opmerkingen of protest formuleren per e-mail of per aangetekend schrijven. Bij gebrek aan enige opmerking binnen de voorgeschreven termijn van vijftien (15) kalenderdagen wordt de factuur (en de daarbijhorende kosten- en ereloonstaat) geacht te zijn goedgekeurd en wordt de Klant geacht akkoord te zijn gegaan met de gefactureerde prestaties.

Iedere factuur is - behoudens andersluidend akkoord tussen partijen - contant en zonder korting betaalbaar binnen de dertig (30) kalenderdagen na ontvangst van de factuur door de Klant.

Indien er bij Qualitax op enig moment twijfels rijzen omtrent de kredietwaardigheid van de Klant, onder meer door daden van (gerechtelijke uitvoering) tegen de Klant, bij niet of laattijdig betalen van één of meerdere facturen, in geval van gerechtelijke reorganisatie en/of enige andere aanwijsbare gebeurtenissen die het vertrouwen van Qualitax in de goede uitvoering van de door de Klant aangegane verbintenissen (kunnen) aantasten, behoudt Qualitax zich uitdrukkelijk het recht voor om de uitvoering van de Opdracht op te schorten, voor de nog uit te voeren prestaties een voorafgaande betaling te eisen van de Klant en/of (andere) zekerheden of waarborgen te vragen. Indien na de aanvang van de schorsing dringende en noodzakelijke prestaties moeten worden verricht (die binnen de Opdracht vallen) ter vrijwaring van de bedrijfsvoering van de Klant, zal Qualitax de Klant hiervan op de hoogte brengen.

In geval van weigering van de Klant van voormelde voorwaarden opgesteld door Qualitax zonder dat de Klant een voldoende solvabiliteitsgarantie biedt, dan is Qualitax gerechtigd om zonder voorafgaande ingebrekestelling de overeenkomst met de Klant te ontbinden ten laste van de Klant, zonder rechtelijke tussenkomst en zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn.

Wanneer het gefactureerde bedrag niet volledig werd betaald door de Klant op de vervaldag:

• Zal van rechtswege en onmiddellijk door de Klant een interest van 12% per jaar verschuldigd zijn tot de datum van algehele betaling.
• Is de Klant bij wanbetaling acht (8) kalenderdagen na ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding van 12% van het totale factuurbedrag verschuldigd, en dit met een minimum van 250,00 EUR, onverminderd het recht van Qualitax om een hogere schadevergoeding te vorderen indien haar werkelijk geleden schade hoger is.
• Kan Qualitax haar kosten voor invordering van de openstaande schuld terugvorderen van de Klant.
   

De hierboven vermelde vergoedingen worden berekend op de totale prijs van de desbetreffende factuur, inclusief taksen. Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag vervalt elk eventueel betalingsuitstel dat door Qualitax werd toegestaan, en worden alle andere nog niet vervallen schuldvorderingen van Qualitax op de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling opeisbaar.

Overeenkomstig de verplichting opgenomen in (onder meer) artikel 44 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur, heeft Qualitax haar burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een verzekeringspolis goedgekeurd door de Raad van het ITAA en met nummer 010.730.272.940 bij AXA Belgium NV. De meest actuele polisvoorwaarden zullen toepasselijk zijn en ten allen tijden opvraagbaar en raadpleegbaar bij Qualitax.

Qualitax kan niet aansprakelijk worden gesteld voor misverstanden of fouten ten aanzien van de uitvoering van de Opdracht (en voor de eventueel daarbij horende schade) indien deze hun aanleiding of oorzaak vinden in uitsluitend de handelingen van de Klant, zoals het niet nauwkeurig, volledig, correct, geordend en tijdig ter beschikking stellen van informatie en gegevens aan Qualitax.

Behoudens in geval van (i) een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden of (ii) de uitoefening door een gecertificeerd accountant van een opdracht die door of krachtens de wet wordt toevertrouwd aan de commissaris of, bij gebrek aan een commissaris, aan een bedrijfsrevisor of aan een gecertificeerd accountant overeenkomstig artikel 24, § 1, van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, is Qualitax in geen geval aansprakelijk voor, en kan niet gehouden zijn tot vergoeding ten aanzien van de Klant van enige vorm van immateriële, indirecte of gevolgschade, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, winstderving, omzetverlies, inkomstenderving, productieverlies of productiestilstand, administratie- of personeelskosten, een verhoging van de algemene kosten, gemiste kansen, storing in de boekhoudsoftware, verlies van cliënteel of enige vorderingen van derden (waaronder de klanten van de Klant).

In geval de aansprakelijkheid van Qualitax op enige wijze in het gedrang komt, is, behoudens in geval van (i) een fout begaan met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden of (ii) bij de uitvoering van bijzondere opdrachten die door de wet zijn voorbehouden aan bedrijfsrevisoren en gecertificeerde accountants (supra), Qualitax hoe dan ook slechts gehouden tot het vergoeden van de (directe) schade beperkt tot de bedragen die door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Qualitax worden gedekt.

De in dit artikel 9.2. opgenomen beperking en uitsluiting van aansprakelijkheid is eveneens van toepassing in geval van een zware fout in hoofde van Qualitax en bij aanspraken volgend uit de uitvoering van de Opdracht, die gericht zouden worden tegen personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van de desbetreffende beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Wanneer zou blijken dat twee (2) of meer schadegevallen voortvloeien uit hetzelfde feit, worden zij beschouwd als één aansprakelijkheidsgeval.

Qualitax is in het kader van de aan haar toevertrouwde Opdracht gehouden tot het beroepsgeheim, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, onder voorbehoud en met uitzondering van de toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

De Klant bevestigt dat zij op de hoogte is van het feit dat Qualitax onderworpen is aan de nationale en Europese wetgeving tot voorkoming van witwas en financiering van terrorisme, en verbindt er zich toe om Qualitax alle relevante en gevraagde informatie en/of documenten te verstrekken (zoals onder meer de kopie van identiteitskaarten en adresgegevens van alle bestuurders en vaste vertegenwoordigers van de Klant, de aandeelhouderstructuur, de uiteindelijke begunstigde partijen, etc.).

Qualitax houdt in het kader van de uitvoering van de Opdracht, voor de Klant een eigen (elektronisch) werkdossier aan van alle relevante stukken en documenten. Dit impliceert dat alle relevante documenten worden toegevoegd aan het dossier van de Klant (al dan niet gedigitaliseerd).  De originele documenten worden daarna terug bezorgd aan de Klant die de bewaring van de documenten ten laste neemt.

Telkens wanneer de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Opdracht is vereist, zullen de partijen de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (verkort: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”) naleven, inclusief alle toepasselijke regelgeving ter implementering daarvan.

In het kader van de uitvoering van de Opdracht (en met het oog op het contractuele en administratieve beheer van het werkdossier), draagt de Klant persoonsgegevens over aan Qualitax en machtigt de Klant (en geeft zij instructies aan) Qualitax om de persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst (en van de AVG).

De Klant en haar aandeelhouders, bestuurders, agenten, werknemers, dienstverleners, vertegenwoordigers of verbonden vennootschappen, zullen rechtstreeks of onrechtstreeks, geen beroep doen op de werknemers of medewerkers van Qualitax of op de dienstverleners die in opdracht werken van Qualitax, of hen in dienst nemen of hen ertoe aan te zetten Qualitax te verlaten, tijdens de duur van de overeenkomst en tijdens een periode van twaalf (12) maanden na beëindiging van de overeenkomst.

Bij inbreuk verbindt de Klant er zich ertoe Qualitax een bedrag van 15.000,00 EUR te betalen als forfaitaire vergoeding voor schade als gevolg van de schending van onderhavig artikel 13. Elke verdere vordering tot hogere schadevergoeding wordt voorbehouden op basis van de werkelijk geleden schade.

Onder overmacht wordt begrepen elke handeling onafhankelijk van de wil van de partijen die zij redelijkerwijze niet hadden kunnen voorzien noch konden vermijden en de nakoming van de hun contractuele verplichtingen onmogelijk maakt. Worden onder andere gelijkgesteld met situaties van overmacht die een partij niet toelaten haar verplichtingen na te komen: handelingen van autoriteiten, explosie of burgerlijke onrust, telecomstoringen (inclusief "denial of service" -aanvallen en soortgelijke onbeschikbaarheid van internetverbindingen), een algemene of gedeeltelijke staking van haar personeel of haar gewoonlijke leveranciers en transporteurs, brand, overstroming, oorlog, technische defecten in de productielijn, epidemieën, pandemieën (zoals bijvoorbeeld zonder limitatief te zijn COVID-19), wegblokkeringen of versperring of een afsluiting van de stroom of gastoevoer of iedere andere oorzaak die de uitvoering van de Opdracht verhindert.

In dergelijke omstandigheden zal de ene partij de andere partij informeren omtrent de situatie van overmacht en van de onmiddellijke opschorting van de verplichtingen van rechtswege en zonder recht op schadevergoeding. Indien de overmacht voortduurt gedurende een aaneengesloten periode van zes (6) maanden, zal de overeenkomst worden ontbonden, zonder enig recht op schadevergoeding aan de andere partij. Qualitax is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. alle reeds verrichte prestaties.

In geval van onvoorzienbare (en ontoerekenbare) gewijzigde omstandigheden die de uitvoering van de Opdracht zo buitensporig bezwaren dat de uitvoering ervan redelijkerwijze niet langer kan worden geëist door een partij, heeft deze partij het recht de andere partij te vragen om de overeenkomst te heronderhandelen of te beëindigen. Indien geen overeenstemming tussen de partijen wordt bereikt binnen een redelijke termijn van één (1) maand, kan de rechter in een procedure zoals in kortgeding de overeenkomst aanpassen of ontbinden.

Indien één (geheel of gedeeltelijk) of meerdere van de clausules uit huidige AV nietig worden verklaard, tast deze nietigheid in geen geval de overige clausules van de AV aan (of het gedeelte van de desbetreffende clausule dat niet ongeldig of niet afdwingbaar is), noch de overeenkomst in haar geheel aan en zullen de AV blijven gelden met uitzondering van de nietige, ongeldige of niet-afdwingbare clausule of een deel van een clausule. In dat geval zullen de partijen te goeder trouw onderhandelen om de strijdige of niet-afdwingbare clausule te vervangen door een rechtsgeldige en afdwingbare clausule die zo nauw mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke clausule.

De contractuele relatie tussen Qualitax en de Klant wordt exclusief beheerst door het Belgisch recht.

Elk geschil tussen Qualitax en de Klant zal exclusief aanhangig gemaakt worden voor de rechtbanken van Gent, afdeling Oudenaarde.